Nalatenschap afwikkelen en de rol van een executeur

Een nalatenschap afwikkelen is niet iets wat je dagelijks doet, tenzij het je beroep is. Meestal krijg je er pas mee te maken als een dierbare overlijdt. Er is meestal heel veel te doen om de nalatenschap goed af te handelen. Alles over Erven helpt je op weg met de eerste stappen.

Door Paul van Bodengraven

Afscheid nemen, een plechtigheid organiseren, rouwen en verdriet verwerken; er ligt veel op je bordje na het overlijden van een dierbare. En dan zijn er ook nog al die praktische zaken die komen kijken bij een overlijden. Dat noemen we de afwikkeling van de nalatenschap. Waar moet je beginnen?

Vragen en tips die helpen bij wat je moet doen (en laten)

1. Is er een testament?

Met een beetje geluk heeft de overledene een testament – zijn laatste wil – opgesteld, met duidelijke instructies. En bezit je een kopie van dat testament. Het eerste wat je moet doen is het Centraal Testamentenregister (CTR) raadplegen. Dat kan als direct nabestaande zelf of je kunt met de akte van overlijden naar een notaris gaan. Die kan het CTR raadplegen voor de meest recente versie van het testament en vaststellen wie de erfgenamen zijn. Als de erflater nog een nieuwere versie van het testament bij een notaris heeft gemaakt dan de versie die jij hebt, dan is de meest recente versie geldig. Als er geen testament is, bepaalt de wet wie de erfgenamen zijn.

2. Wie zijn de erfgenamen?

Je moet zelf actie ondernemen als je verwacht erfgenaam te zijn (een notaris doet dat niet uit zichzelf). De notaris onderzoekt vervolgens wie de erfgenamen zijn en checkt daarbij naast het CTR ook het bevolkingsregister. Zo wordt er ook gekeken of er bijvoorbeeld kinderen uit vorige relaties zijn die recht hebben op een deel van de nalatenschap. Regelmatig zijn in een testament de erfgenamen met naam vermeld, maar het komt ook vaak voor dat een erflater in algemene termen schrijft over ‘mijn kinderen’. Soms zijn ook de namen bewust weggelaten, bijvoorbeeld als de overledene al jarenlang geen contact heeft met kinderen uit een vorig huwelijk. 

Als ‘mijn kinderen’ of bijvoorbeeld ‘mijn neven en nichten’ tot erfgenaam zijn benoemd of als de erflater geen testament had, is het de wettelijke plicht van de notaris om dat uit te zoeken en ervoor te zorgen dat iedereen aanspraak kan maken op het deel waar hij recht op heeft. Op basis van die informatie stelt de notaris een verklaring van erfrecht op, waarin vermeld staat wie de erfgenamen zijn – als zij de erfenis aanvaard hebben.

3. De erfenis aanvaarden

Iedere erfgenaam wordt gevraagd of hij de erfenis aanvaardt. En voordat je daar direct “ja” op zegt, moet je toch eerst even goed nadenken. Want weet je wel waar je ja tegen zegt? Weet je precies wat iemand nalaat? Als je zonder voorbehoud aanvaardt, word je niet alleen eigenaar van de bezittingen van de erflater, maar meteen ook eigenaar van zijn eventuele schulden. Denk bijvoorbeeld aan een hypotheek op een huis, een lening bij de bank, een schuld aan de kinderen vanwege het overlijden van de eerste ouder, enzovoorts. 

Er zijn drie opties: zuivere aanvaarding (als je zeker weet dat het wel goed zit); afwijzing (als je niets met de nalatenschap te maken wilt hebben) en beneficiaire aanvaarding. Dat laatste betekent dat je de erfenis alleen aanvaardt voor zover de baten hoger zijn dan de lasten. Je hoeft dan een negatief saldo niet uit je eigen vermogen te betalen.

4. Is er een executeur benoemd?

Als er een testament is gemaakt, staat daarin vaak vermeld wie de ‘executeur’ is. Zo’n executeur kan verschillende taken krijgen toebedeeld. Bijvoorbeeld alleen om de uitvaart te verzorgen, maar ook om de hele nalatenschap af te wikkelen. Vaak benoemen mensen een of meer familieleden tot hun executeur, maar het kan ook een professionele executeur zijn. De executeur heeft een notariële verklaring van executele nodig om bij banken en instanties aan te kunnen tonen dat hij of zij de nalatenschap mag beheren.

5. Is er misschien een onafhankelijke persoon nodig?

Een gedeeld executeurschap tussen twee of meer kinderen is fijn als je het met elkaar eens bent over hoe de zaken moeten worden afgewikkeld. Maar als er verschillende ideeën en wensen bestaan tussen de kinderen kan dat leiden tot conflicten. In zo’n geval kunnen de benoemde executeurs hun taak neerleggen en samen een onafhankelijke executeur aanwijzen of een ‘boedelvolmacht’ afgeven, als het testament dat toelaat. Dat kan bijvoorbeeld een notaris zijn, of een professioneel executeur. Of je kunt met alle erfgenamen in gesprek met een nalatenschapsmediator afspraken maken over de afwikkeling van de nalatenschap. 

Dat kan trouwens ook verstandig zijn als één kind executeur is en er frictie (te verwachten) is met de andere erfgenamen. Houd er rekening mee dat daar kosten aan zijn verbonden. Maar voor de lieve vrede is het dat geld meestal wel waard.

6. Maak een boedelbeschrijving

De eerstvolgende actie is het maken van een boedelbeschrijving. Dit is een overzicht van de bezittingen en de schulden op de dag van overlijden, met de (geschatte) waarde daarvan. Niet te verwarren met een beschrijving van de inboedel: dit gaat om de hele nalatenschap, waarvan de inboedel een onderdeel is. En daarin telt alles van waarde mee: huis, auto, boot, kunst, sieraden enzovoorts. Je begint meestal met een voorlopige boedelbeschrijving en maakt deze in de loop van de afwikkeling definitief, bijvoorbeeld op basis van taxatierapporten of verkoopopbrengsten. 

Als de eerste ouder overlijdt, wordt dit vaak vergeten of denken erfgenamen dat het niet nodig is. Het is óok dan belangrijk deze beschrijving te maken: op die basis worden ook de erfdelen van de kinderen bij de ‘wettelijke verdeling’ bepaald (het ‘kindsdeel’ dat eerst naar de langstlevende ouder gaat). Dit voorkomt niet alleen discussies onderling bij het overlijden van de langstlevende (zeker bij eventueel hertrouwen), maar ook met de belastingdienst.

7. De nalatenschap verder afwikkelen en verdelen

Het klinkt makkelijker dan het is. Iemand heeft op papier gezet hoe de bezittingen moeten worden verdeeld. Soms zijn er specifieke objecten of bedragen toegewezen aan erfgenamen, vaak wordt de erfenis in gelijke delen verdeeld over de erfgenamen. In de praktijk wordt het vaak wel wat ingewikkelder.

Wacht met het verdelen van de spullen en bezittingen tot de verklaring van erfrecht er is en tot je weet wie de erfenis wil aanvaarden. Want als je alvast de schilderijen van de muur haalt en verkoopt, dan is dat een zuivere aanvaarding van de erfenis. Je kunt de erfenis dan in principe niet alsnog verwerpen als blijkt dat er een voor jou onbekende schuld opduikt.

Soms moeten er bezittingen verkocht worden om schulden te kunnen betalen. Denk daarbij ook aan de erfbelasting-schuld. En als er beleggingen in de nalatenschap vallen kan het verstandig zijn deze te verkopen om te voorkomen dat de erfgenamen koersrisico lopen. 

Verder moeten de erfgenamen – of de executeur als die er is – de aangifte erfbelasting doen, net als de afsluitende aangifte inkomstenbelasting. 

Voor de uiteindelijke verdeling onder de erfgenamen moet de waarde van de nalatenschap bepaald. Als bijvoorbeeld huizen en auto’s verkocht worden, is dat niet heel ingewikkeld; de verkoopprijs bepaalt de waarde. Lastiger wordt het als bezittingen zelf verdeeld worden, bijvoorbeeld kunst en sieraden. Een taxatiewaarde wil nog niet zeggen dat je dat er bij verkoop ook voor krijgt. Het kan wel een leidraad zijn voor de verdeling van kostbare bezittingen tussen de erfgenamen. De een het schilderij ter waarde van 1000 euro, de ander een ketting van gelijke waarde.

8. Conflicten en ruzies voorkomen

Als je er bij het afhandelen van een nalatenschap vanuit gaat dat iedereen met dezelfde intenties te werk gaat, kun je nog voor verrassingen komen te staan. Volgens Nivim Mediators leidt het afhandelen van een nalatenschap gemiddeld een op de drie keer tot conflicten en ruzies tussen de erfgenamen. Dat heeft niet alleen te maken met geld en waarde van hetgeen er is nagelaten. Het overlijden van naasten maakt vaak veel herinneringen en gevoelens los. Positieve, maar ook minder prettige herinneringen. Er kan wat men noemt “vereffeningsgedrag” ontstaan; na het overlijden wil iemand die zich benadeeld heeft gevoeld alsnog gecompenseerd worden. In materiële zin, maar vaak ook in emotionele zin. “Jij werd altijd al voorgetrokken, nu wil ik de eerste keuze uit de sieraden”. 

Onderken vroegtijdig of conflicten potentieel aanwezig zijn in de groep erfgenamen waarmee je samen de klus moet klaren. Herken de eerste signalen wanneer het fout dreigt te gaan. Schakel in zulke gevallen vroegtijdig een onafhankelijke nalatenschapsmediator in die jullie helpt de boel netjes af te handelen, zonder al te grote emotionele schade. Je zult niet de eerste zijn die overvallen wordt door een broer of zus die het verleden heel anders heeft beleefd.

9. Vraag hulp en neem de tijd

Hoewel we je met het hierboven geschrevene handvatten hebben willen geven om aan de slag te gaan met het afwikkelen van een nalatenschap, realiseren we ons ook dat er veel meer situaties zijn die we onmogelijk allemaal kunnen beschrijven. Of het nu gaat om erven in een gezin met eigen kinderen en stiefkinderen, met een langstlevende partner uit een tweede huwelijk, of het erven van aandelen of een bedrijf. Maar ook als je executeur bent van iemand zonder familie, of te maken krijgt met een goed doel dat ook is aangewezen als erfgenaam. Of te maken krijgt met mensen die een laatste wilsverklaring aanvechten. Elke situatie en elk testament is uniek. En zodra je vragen hebt over zo’n specifieke situatie, is het verstandig om die voor te leggen aan een deskundige adviseur. 

Stap ook niet in die valkuil om alles zo snel mogelijk afgehandeld te willen hebben. Neem de tijd om na te denken over de juiste beslissingen, op de juiste momenten. Beter iets te lang nagedacht, dan overhaast besloten. ‘Verkeerde’ beslissingen of acties kunnen leiden tot grote gevolgen. Financieel, maar zeker ook in de onderlinge relaties tussen erfgenamen.